Surat penawaran merupakan salah satu cara yang bisa Anda gunakan untuk menyampaikan penawaran kepada klien atau calon klien. Surat penawaran juga bisa digunakan untuk menjelaskan detail dari produk atau jasa yang akan diberikan. Dengan kata lain, surat penawaran bisa dikatakan sebagai kegiatan bisnis penting yang harus dipersiapkan dengan baik.
Penyusunan surat penawaran yang baik akan mempermudah Anda dalam menyampaikan informasi yang tepat dan menarik bagi calon klien. Dengan begitu, Anda pun bisa meningkatkan peluang untuk mendapatkan kesepakatan yang menguntungkan.
Berikut ini adalah beberapa langkah yang bisa Anda ikuti untuk membuat surat penawaran yang baik.
1. Berikan Deskripsi Singkat Tentang Produk atau Jasa yang Ditawarkan
Salah satu langkah terpenting dalam membuat surat penawaran adalah menyertakan informasi tentang produk atau jasa yang akan ditawarkan. Informasi tentang produk atau jasa tersebut harus jelas dan detail agar calon klien bisa memahaminya dengan mudah. Pada bagian ini, Anda juga bisa menyertakan informasi tentang manfaat yang bisa didapatkan oleh calon klien.
2. Sertakan Harga dan Waktu Penyelesaian
Setelah Anda menggambarkan produk atau jasa yang ditawarkan, Anda juga perlu menyertakan detail harga dan waktu penyelesaian. Hal ini bertujuan untuk menyampaikan informasi tentang biaya yang harus dikeluarkan oleh calon klien. Dengan begitu, calon klien pun bisa memutuskan apakah produk atau jasa yang ditawarkan masih layak dilihat atau tidak.
3. Sertakan Syarat dan Ketentuan yang Berlaku
Memasukkan syarat dan ketentuan yang berlaku dalam surat penawaran adalah hal yang sangat penting. Syarat dan ketentuan tersebut umumnya berisi tentang hal-hal seperti ketentuan pembayaran, biaya tambahan, waktu pengiriman, garansi, dan lain sebagainya. Dengan menyertakan syarat dan ketentuan, maka calon klien pun bisa lebih memahami tentang produk atau jasa yang ditawarkan.
4. Berikan Kontak yang Dapat Dihubungi
Selain menyertakan informasi tentang produk atau jasa yang ditawarkan, Anda juga harus menyertakan informasi kontak yang dapat dihubungi. Informasi kontak tersebut haruslah lengkap, mulai dari alamat, nomor telepon, email, dan lain sebagainya. Dengan begitu, calon klien pun bisa menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau masalah yang muncul.
5. Berikan Tanggal Penyelesaian (Deadline)
Penyertaan tanggal penyelesaian atau deadline juga sangat penting dalam surat penawaran. Tanggal ini harus jelas dan pastikan Anda bisa memenuhinya. Dengan begitu, calon klien pun bisa yakin bahwa Anda akan mampu menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
6. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas
Surat penawaran haruslah ditulis dengan bahasa yang jelas dan ringkas. Hindari penggunaan bahasa yang berbelit-belit dan panjang lebar. Gunakan kata-kata sederhana dan pastikan juga bahwa surat penawaran tersebut mudah dipahami oleh calon klien.
7. Periksa Surat Penawaran Secara Cermat
Setelah Anda selesai menyusun surat penawaran, jangan lupa untuk memeriksanya secara cermat. Periksalah kembali apakah ada kesalahan ejaan, kesalahan tata bahasa, atau informasi yang salah. Periksalah juga apakah Anda sudah menyertakan semua informasi yang diperlukan atau belum. Pastikan juga bahwa surat penawaran tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan calon klien.
Kesimpulan
Membuat surat penawaran yang baik merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Dengan membuat surat penawaran yang baik, maka Anda pun bisa menarik minat calon klien dan meningkatkan peluang untuk mendapatkan kesep
